Die fortschreitende Digitalisierung hat das Berufsbild des Lohnprofis nachhaltig verändert. Papierberge und mühsamen Berechnungen gehören mittlerweile der Vergangenheit an. Stattdessen ist mit der umfassenden digitalen Transformation ein neues Zeitalter der Effizienzsteigerung und Automatisierung angebrochen. Dieser Wandel bringt jedoch nicht nur rein technische Veränderung mit sich, sondern gibt Personalbuchhaltern ganz neue Möglichkeiten, sich als wertvolle Fachkräfte und Experten im Bereich der E-Lohnabrechnung zu positionieren. Damit der Übergang von veralteter EDV auf moderne Systeme gelingt, müssen auch die involvierten Abteilungen und Entscheider einige wichtige Punkte beachten. Die Aufgaben reichen dabei von der Auswahl geeigneter Software über die eigentliche Implementierung bis hin zur Bewältigung von möglichen Herausforderungen und nachträglichen Anpassungen.
Auswahlkriterien für die richtige Softwarelösung
Bevor die Umstellung auf die digitale Lohnabrechnung beginnt, ist es von entscheidender Bedeutung, eine gründliche Analyse der aktuellen Prozesse durchzuführen. Diese Phase legt den Grundstein für einen reibungslosen Übergang und hilft dabei, mögliche Stolpersteine frühzeitig aus dem Weg zu räumen. Lohnbuchhalter sollten die spezifischen Anforderungen ihres Fachgebiets berücksichtigen, wenn sie anschließend ein digitales Lohnabrechnungssystem auswählen. Zu diesen zählen neben den unverzichtbaren Grundfunktionen auch die Möglichkeiten zur Automatisierung von repetitiven Aufgaben sowie die Flexibilität in der Skalierung. Die Vielfalt der auf dem Markt verfügbaren Lohnabrechnungssysteme kann überwältigend sein. Entscheider sollten deshalb sorgfältig verschiedene Optionen überdenken und diejenigen auswählen, die am besten zu den Bedürfnissen ihres Unternehmens passen. Zudem ist Benutzerfreundlichkeit ein wichtiger Faktor. Nur ein intuitiv bedienbares System vereinfacht die Arbeit tatsächlich und trägt zur beabsichtigten Effizienzsteigerung bei. Grundsätzlich sollte die zuständige Abteilung immer auch langfristige Trends in der Lohnbuchhaltung im Auge behalten. Die Zukunftstrend-PlayCards des Branchenexperten Agenda Software geben an dieser Stelle einen guten Überblick.
Implementierung des Systems
Die Phase der Umsetzung markiert den Übergang von der Planung zur praktischen Implementierung des digitalen Lohnabrechnungssystems. Ein strukturierter Plan und ein realistischer Zeitplan sind für den möglichst reibungslosen Ablauf ausschlaggebend. Lohnbuchhalter sollten eng mit der IT des Unternehmens zusammenarbeiten, um gemeinsam festzulegen, wie die Umstellung abläuft und welche Ressourcen dafür benötigt werden. Bei der Umstellung auf einen Cloud-Dienst fällt die Implementierung weniger umfangreich aus, da keine zusätzliche Hardware installiert werden muss. Die nahtlose Integration des neuen Systems in die bestehenden Abläufe der Lohnbuchhaltung findet in der Regel parallel zum laufenden Betrieb statt. Daher muss sichergestellt sein, dass das digitale Abrechnungssystem reibungslos und fließend in die alltäglichen Prozesse eingebettet werden. Voraussetzung hierfür ist die enge Zusammenarbeit mit allen involvierten Mitarbeitern. Die Personalbuchhaltung muss die korrekte Übertragung von Gehaltsdaten, persönlichen Informationen und anderen relevanten Daten während der gesamten Phase fortlaufend kontrollieren.
Störungen in der Umstellungsphase vermeiden
Veränderungen stoßen oft auf Widerstand, und die Einführung neuer Technologien ist da keine Ausnahme. Vor allem langjährige Mitarbeiter könnten Vorbehalte gegenüber der Digitalisierung haben. Wichtig ist, dass Unsicherheiten und Ängste hinsichtlich der Zukunft des eigenen Arbeitsplatzes möglichst früh aus dem Weg geräumt werden. Entscheidend ist dabei die ehrliche und offene Kommunikation. Die Initiatoren sollten grundsätzlich die Vorteile herausstellen und klarmachen, dass durch die Umstellung auf moderne digitale Verfahren keine Arbeitsplätze verloren gehen. Doch auch während der eigentlichen Umstellungsphase kann es zu vorübergehenden Störungen im Arbeitsablauf kommen. Um das Risiko so gering wie möglich zu halten, muss die Bereitstellung ausreichender finanzieller und personeller Ressourcen gewährleistet sein. Die Schaffung eines geschulten IT-Support-Teams oder das Benennen eines konkreten Ansprechpartners können ebenfalls dabei helfen, Probleme unmittelbar aus der Welt zu schaffen. Auch innerhalb ersten Wochen nach der Implementierung könnten Anfangsschwierigkeiten im Umgang mit dem neuen System aufkommen, weshalb kontinuierliche Unterstützungsangebote wichtig ist.
Feedback und Anpassung
Im Idealfall folgt direkt auf die Implementierung eine umfassende Schulung der Mitarbeiter, die noch nicht in das Arbeiten mit der neuen Software eingeführt wurden. Verantwortliche sollten in der Phase der Nachbereitung ein offenes Ohr für Feedback haben und dieses auch aktiv anfordern. Die regelmäßige Überwachung der Leistung des digitalen Lohnabrechnungssystems ist ebenfalls von großer Bedeutung, damit sich mögliche Unregelmäßigkeiten frühzeitig erkennen und beheben lassen. Verbesserungsvorschläge sollten nicht nur zur Kenntnis genommen, sondern auch konkret im laufenden Betrieb berücksichtigt werden.