Nicht nur große Betriebe mit vielen Fahrzeugen können vom Flottenmanagement profitieren. Schon ab einer Fuhrparkgröße von drei oder vier Fahrzeugen lohnt sich die Überlegung, ein Flottenmanagementsystem zu integrieren. Sie haben verschiedene Möglichkeiten der Flottenverwaltung. Entweder Sie geben das Flottenmanagement ins Outsourcing und beauftragen eine dezentrale Flottenverwaltung, oder Sie verwenden ein Software Managementsystem im laufenden Geschäftsbetrieb. Erfahren Sie in diesem Beitrag, warum sich eine Flottenverwaltung lohnt und welche Vorteile Sie daraus ziehen können.
Warum lohnt sich die Flottenverwaltung bereits bei kleinen Fuhrparkgrößen?
Das Flottenmanagement umfasst viele Aufgabengebiete, die in kleinen Betrieben häufig in einer einfachen Excel-Tabelle gelistet werden. Folgende verwaltungstechnische Aufgaben fallen in den Bereich der Flottenverwaltung und zeigen deutlich, welcher Arbeitsaufwand damit in Verbundenheit steht. Zu den Aufgaben gehören z.B. Verwaltung von Wartungsprotokollen, Transportsicherheit gewährleisten, Kontrolle und Verwaltung von Tankkarten, Routenplanung und Disposition, Verwaltung von Fahrzeugdokumenten, Kostenüberwachung, Fahrtenbuchüberwachung und vieles mehr. Wer seinen Fuhrpark digitalisiert und eine Softwarelösung im Unternehmen integriert, der kann den Verwaltungsaufwand und die damit anfallenden Kosten, erheblich senken.
Wer ist für die Flottenüberwachung, Kontrolle und Sicherheit verantwortlich?
In kleinen und mittelständischen Unternehmen ist die Flottenverwaltung eine der Hauptaufgaben des Betriebsinhabers, wobei einzelne Teilbereiche im internen Büroablauf abgewickelt werden. Mit wachsender Fuhrparkgröße, ist es den Unternehmen nicht mehr möglich, den Anforderungen einer ordentlichen Fuhrparkverwaltung gerecht zu werden. In diesem Fall ist es unbedingt erforderlich, dass sich ein IHK geprüfter Fuhrparkleiter der Sache annimmt und das Fuhrparkmanagement übernimmt.
Was kann ein Softwareprogramm für die Fuhrparkverwaltung leisten?
In vielen Betrieben herrscht Chaos, wenn Sie das interne Vorgehen bei der Flottenverwaltung näher betrachten. Die Darstellung in Listen und Excel-Tabellen ist unübersichtlich, veraltet und nicht zukunftsorientiert. Es gibt digitale Lösungen und Softwareprogramme, die Ordnung und Struktur, Übersichtlichkeit und Transparenz herstellen und für mehr Sicherheit sorgen. Die nächste Hauptuntersuchung entgeht Ihnen nicht, wenn Sie alle Daten Ihrer Fahrzeuge auf dem Schirm haben. In jedem Bereich sind Sie Up-To-Date, können das Tankverhalten der Fahrer kontrollieren, Fahrtenbücher einsehen, die Einhaltung von Ruhezeiten überprüfen, die Disposition und Routenplanung vornehmen. Das Softwareprogramm unterstützt den reibungslosen Betriebsablauf und bietet zahlreiche Funktionen, die die Flottenverwaltung erheblich vereinfachen:
Mehr Transparenz, schneller Zugriff dank digitaler Fahrzeugakte
Für jedes Fahrzeug erstellen Sie eine digitale Fahrzeugakte und haben mit einem Klick Zugriff auf die wichtigsten Fahrzeugdaten. Sehen Sie hier Leasingverträge ein, hinterlegen Sie Versicherungsscheine und halten Sie Wartungs- und Reparaturmaßnahmen digital fest. Mit nur einem Klick haben Sie alle Fahrzeugdaten und Verträge im Überblick.
Kosten für KfZ immer im Blickfeld
Hinterlegen Sie im Softwareprogramm alle Tankbelege, Tankkarten der Fahrer, Wartungs- und Reparaturrechnungen, lassen Sie sich Fahrtkosten berechnen und erstellen Sie einen Routen-Kostenvergleich auf. Ermitteln Sie die günstigsten Routen, sparen Sie bares Geld und haben Sie die Gesamtkostenermittlung eines jeden Fahrzeugs im Blickfeld. Ermitteln Sie Daten, die etwas über die Rentabilität des jeweiligen Fahrzeugs aussagt und reagieren Sie rechtzeitig, dank der digitalen Datenerfassung.
Reservierungsfunktion durch Softwareprogramm
Wollen Sie bestimmte Fahrzeuge für ausgesuchte Touren reservieren? Kein Problem mit dem neuen Fuhrparkverwaltungsprogramm. Hier reservieren Sie ein ausgesuchtes Fahrzeug, für alle Mitarbeiter ersichtlich, können Terminplanungen besser vornehmen und eine individuelle Tourenplanung ermöglichen.